Nel campo note che figura nella pagina dove si inseriscono inventario e collocazione, alla voce Precisazione del volume, andrà registrata di seguito a 1 v. (oppure: v. 1. o v. 2. ecc. nel caso di opere in + vol.) l'eventuale segnalazione di varianti, quella di un secondo, terzo, ecc. esemplare posseduto dalla biblioteca, la segnalazione delle mancanze nel caso di esemplare mutilo, o anche quella di più opere legate insieme.

Esempi:

• 1 v. (var. B).
  
  
• 1 v. (2. esemplare).
  
  
• 1 v. mutilo del front. e della c. R4 (oppure: mutilo della c. *4 / della tav. 5 / delle c. 3D1.4 / dei fasc. 2d-f, ecc.).
  
  
• 1 v. mutilo della c. P6 legato con: G. Haneton, Tractatus de iudiciorum ordine ac forma ... Coloniae Agrippinae : apud Theodorum Baumium, 1584.
  
  
• 1 v. legato con: P. Loriot, In vsus feudorum commentarius ... Coloniae Agrippinae : apud Ioannem Birckmannum, 1567 ; G. Garzoni, De foeminis ad feuda recipiendis vel non. ... Ferrariae : excudebat Victorius Baldinus, 1581.

Mancanze e varianti andranno poi indicate anche nella localizzazione in Indice.

Gli unici dati di copia che vengono indicizzati sono quelli legati a Possessori e provenienza. Viene qualificato come provenienza il nome dell'ultimo proprietario (persona o ente, comprese librerie antiquarie) da cui il libro è giunto, per dono o acquisto, alla biblioteca. Tutti i precedenti proprietari vanno registrati tra i possessori.

Le regole da seguire per la forma dei nomi sono le stesse indicate dalla guida SBN per i nomi di autori, curatori, ecc. E anche qui si creano rinvii dalle forme scartate.

Esempi:

In Note e decorazioni si danno, nell'ordine e separate da punto spazio trattino spazio, notizie su:

• errori e irregolarità nella disposizione dei fascicoli e di eventuali tavole ("errori" qui significa per esempio un fasc. F che precede un fasc. E o un gruppo di tav. XIII-XXVI che precede le tav. I-XII; irregolarità, rispetto alla copia ideale ricostruita nella descrizione bibliografica, sarà invece per esempio una sistemazione degli indici dopo il testo, quando la copia ideale ricostruita nella descrizione bibliografica li dia invece come precedenti)
  
  

  Esempi:

  • Il fasc. F precede erroneamente il fasc. E.
    
    
  • Le tav. XIII-XXVI precedono erroneamente le prime XII.
    
    
  • Gli indici (fasc. [croce]-3[croce]4) seguono il fasc. 3D.

• immagini colorate a mano (frontespizio, tavole, altre illustrazioni)
  
  

  Esempi:

  • Le 3 c. di tav. sono colorate a mano (oppure, se possibile specificare: colorate a tempera / acquerellate).

Nella nota Legatura si danno le notizie sulla legatura e altri elementi che riguardano l'esterno del libro, seguendo uno schema che comprende gli elementi strutturali (n. 1-4 dello schema seguente) seguiti da quelli decorativi opera del legatore (5-8) e infine da quelli mss. (9). La punteggiatura che divide qui ogni numero dell'elenco dal successivo (punto o puntevirgola) è quella che andrà inserita nella nota:

1. Leg. [epoca] in [materiale] [eventualmente: decorata a secco o in oro] ([misure in mm: altezza x larghezza x spessore]);
   
   
2. dorso liscio (e se si è in grado di specificarlo: su tre / quattro / cinque nervi) / oppure: dorso a tre / quattro / cinque nervature;
   
   
3. capitelli [colore] [eventualmente: su pelle allumata passante (nel caso di leg. in pergamena)] / oppure: senza capitelli / o anche (dalla seconda metà dell'800): finti capitelli;
   
   
4. risvolti e [tracce di] bindelle [materiale, colore: per es.: in seta verde / in pelle] [posizione: al taglio ant.].
   
   
5. Descrizione della decorazione dei piatti e del dorso, compresi tit. ecc. sistemati dal legatore.
   
   
6. Labbro decorato;
   
   
7. controguardie e c. di guardia in carta marmorizzata / spugnata / xil. ecc. (specificando colore e tipo);
   
   
8. tagli colorati / spruzzati in [colore/i], ecc.; segnalibro [materiale, colore].
   
   
9. Registrazione di titoli mss. su tagli e/o dorso.

Esempi:

• . . . . . . . . . . . . . . . .

Nella nota sullo Stato di conservazione, che va compilata solo quando ci sia qualcosa di particolare da segnalare (legatura o carte variamente danneggiate, o restaurate) si parte dalla registrazione di quel che riguarda la coperta, passando poi a controguardie e c. di guardia, concludendo con le carte del testo, dal frontespizio all'ultima.

Esempi:

• Perdita di lembi di pelle alle due estremità del dorso, estese nella parte inferiore agli angoli interni dei piatti; abrasioni sui piatti; quasi completamente scomparso l'oro delle decorazioni. Fori di tarli su controguardie, c. di guardia e fasc. *; carte brunite ai fasc. *, I, O, V-X, Z, 2B.
  
  
• Il cartone della coperta è logoro, con strappi al dorso, agli angoli e al piede.
  
  
• Recente restauro, con sostituzione delle c. di guardia; foro di tarlo al margine bianco inf. dei fasc. s-x, A.

In Collocazioni precedenti si inseriscono le collocazioni precedenti della biblioteca (dalla più antica alla più recente, separate tra loro, se più di una, da puntevirgola spazio) e l'inventario, se nel campo inventario di Sebina è stato registrato il numero di k di Amicus, preceduto da punto spazio trattino spazio.

Esempi:

• 6-G-42. - Inv. 8957.
  
  
• Sala Triani - Pancone I-108; 9-K-144.

Esempi della serie completa di note di copia per alcuni documenti: